Day office: nuove sfide e vantaggi per le aziende

I day office detti anche uffici temporanei o uffici a ore, sono la nuova frontiera per l'organizzazione del lavoro a distanza, sia esso smart working o ibrid working, perché offrono una maggiore duttilità nell'uso e pochi vincoli rispetto ad affitti tradizionali.

Ma cosa significa oggi per un'azienda rivolgersi al mercato immobiliare degli uffici a ore?

Innanzitutto partiamo dal fatto che gli spazi di lavoro stanno cambiando: lo sviluppo di tecnologie digitali e l'emergenza sanitaria hanno posto in essere nuove dinamiche aziendali e rapporti interpersonali tra i dipendenti tanto che non è più concepibile un ufficio inteso come un'unità statica, ma si parla sempre più di flessibilità sia in termini di prestazione professionale che di ambiente lavorativo.

Di certo i day office vengono in soccorso a quei professionisti che non svolgono un lavoro di scrivania, ma necessitano di poter usufruire di un luogo dove incontrare un cliente o compilare fatture, bilanci, senza doversi sobbarcare la spesa di un affitto fisso mensile per un ufficio che in definitiva viene usato in modo saltuario e per poche ore.

Ma se spostiamo lo sguardo verso realtà più strutturate come le grandi aziende o le piccole medie imprese, la visione si amplia: interi team di lavoro si spostano tra le città, dialogano a distanza, chiudono transazioni finanziarie attraverso canali digitali e questo ci conferma come il successo aziendale e il raggiungimento degli obiettivi di una mission dipendono dalle persone, dalla loro flessibilità a sapersi orientare in una spazio geo-sociale che non ha più confini.

Primo vantaggio per le aziende: riduzione dei costi per gli spazi fisici

Secondo lo studio dell'Osservatorio dello Smart working del Politecnico di Milano, tra i vantaggi ottenibili dalle aziende nell'introduzione del lavoro agile, oltre a un aumento della produttività e una riduzione dell'assenteismo, ci sarebbe quello di un guadagno sulle spese di spazi fisici di lavoro.

Si riducono i costi fissi per edifici, postazioni di lavoro e servizi; si risparmiano i costi di gestione (illuminazione, riscaldamento, aria condizionata, pulizia, manutenzione... ), beneficio che va a sommarsi alla diminuzione di microconflittualità, assenteismo e turnover, tutto a favore della produttività che aumenta almeno del 15-20 %; si può inoltre accedere a benefici fiscali e facilitare la crescita dimensionale e l'espansione geografica.

Per quanto riguarda la necessità di accedere ad aree di lavoro al di fuori della sede aziendale che non siano le abitazioni private dei dipendenti, usufruire di è decisamente più competitivo e flessibile in termini di costi e investimenti, perché le tariffe sono proporzionate all'utilizzo effettivo e non incidono in modo sostanziale sul budget.

Per quanto riguarda la necessità di accedere ad aree di lavoro al di fuori della sede aziendale che non siano le abitazioni private dei dipendenti, usufruire di "uffici a giornata" è decisamente più competitivo e flessibile in termini di costi e investimenti, perché le tariffe sono proporzionate all'utilizzo effettivo e non incidono in modo sostanziale sul budget.

Oltre all'abbattimento dei costi fissi su acquisto o affitto di mobili, gli uffici a giornata possono comunque essere personalizzati e attrezzati secondo le esigenze, anche per meeting ed eventi aziendali.

Secondo vantaggio per le aziende: attrazione di nuovi talenti

Se parliamo oggi con frequenza di smart working non è solo come conseguenza della pandemia, la questione è più complessa.

Se un'azienda vuole attrarre a sé nuovi talenti non basta garantire una remunerazione adeguata alle capacità professionali.

Secondo una ricerca condotta da Randstad, Employer Brand Research 2021, si è evidenziato come l'equilibrio tra vita privata e lavoro sia uno dei fattori più ricercati nella scelta di un'azienda presso cui lavorare: a tale ragione tra i benefit è sempre più richiesta la possibilità di lavorare in remoto.

Pertanto, poter disporre di uffici giornalieri ben attrezzati per lavorare proficuamente e offrire alle nuove risorse di limitare gli spostamenti, va a vantaggio dell'azienda che potrà attrarre sempre più nuovi talenti, a favore dell'innovazione e di una crescita competitiva sul mercato.

Riconfigurare i diversi tipi di ufficio: verso l'ufficio del futuro a vantaggio della produttività aziendale e sviluppo della persona

L'immagine tradizionale dell'ufficio è stata per lungo tempo quella evocata dall'espressione "vado in ufficio".
Tre tipo di luogo sono associati a questa idea:

L'ufficio-fabbrica: luogo dove lavoravano i dipendenti e il capoufficio, mondo di incartamenti, di pratiche, di "scartoffie", un mondo opprimente di gerarchie e procedure rigide spesso solo utilizzate per vantaggi personali.

L'ufficio direzionale: quello dell'imprenditore, del manager, luogo "contenitore simbolico del potere", esercitato secondo un management autoritario o una leadership partecipativa; è un mondo di prestigio più che di lavoro.

L'ufficio-studio: è il luogo dove professionisti, ricercatori e artisti svolgono i loro progetti e studi. Libri, documenti, apparecchiature, strumenti di ricerca e sviluppo rispecchiano il carattere intellettuale e creativo dell'attività.

L'ufficio talvolta non è in nessun luogo, "l'ufficio senza ufficio".

Un computer o uno smartphone consentono a chi li possiede di lavorare ovunque e con il mondo intero, a casa propria, in uno spazio di coworking, in macchina, in un locale, nel luogo di vacanza.

Lo smart working, in definitiva, ha ridotto in modo significativo il tempo trascorso in ufficio quale luogo fisico, senza però intaccare l'immagine quale luogo di potere e di business.

In passato il luogo fisico dell'ufficio ha rafforzato il senso di appartenenza e di lealtà a un gruppo e all'azienda, aggregati intorno a un sistema che ha obiettivi diversificati: produttività, sostenibilità, qualità della vita per ottenere risultati che siano significativi per le persone.

In sintesi non è pensabile di trasferire gli uffici in una dimensione puramente virtuale. Nello smart working le persone devono continuare a incontrarsi, sorridere, discutere, toccarsi come in una qualsiasi comunità umana e animale.

Pertanto, in una nuova realtà mobile e flessibile di lavoro è fondamentale concepire uffici anch'essi adattabili alle nuove sfide lavorative, uffici muniti di tutte le attrezzature tecnologiche digitali e utilizzabili anche per poche ore, ma che consentano alle persone di lavorare insieme.

In conclusione

Le aziende stanno sempre più aprendosi a definire l'ufficio come un'organizzazione "a rete" con confini concentrici dove nel cuore c'è la persona che non terrà più le sue cose in una scrivania e in una stanza, ma in un "centro di gravità permanente" (come cantava Battiato) costituito dalla sua professione da esercitare potenzialmente in qualsiasi luogo.

Gli uffici del futuro sono costituiti da cerchi concentrici tra virtuale e reale, tra gestione e innovazione, tra servizio e produttività, tra performance e sviluppo della persona.

Per questo gli uffici oggi, secondo queste nuove dinamiche aziendali e lavorative, vanno progettati come organizzazioni evolute o come piccole società per sviluppare insieme efficienza ed efficacia economica e qualità della vita.